Praktische tips voor digitale evenementen
Een hybride evenement combineert een online evenement met een offline evenement. Hybride en online events bieden mooie nieuwe kansen: je kunt in één klap een veel groter publiek bereiken. En als je het goed doet heb je na je event een video die je nog veel vaker kunt gebruiken. Maar digitale events bieden ook nieuwe uitdagingen. Je bent afhankelijk van techniek en het is zoeken hoe je dezelfde interactie met je publiek kunt krijgen als bij een puur fysiek evenement. Hoe zorg je dat je het meeste haalt uit jouw digitale event? Bij RDM Next vind je de praktische tips en ondersteuning.
Het verschil tussen online en hybride
In dit artikel maken we onderscheid tussen hybride en online evenementen, en tussen interactieve en niet-interactive evenementen. Met hybride evenementen bedoelen bedoelen we events waar zowel online als fysiek publiek aanwezig is. Met interactief vs niet- interactief geven we aan hoeveel verschillende sprekers aan het woord komen. Door dit onderscheid te maken kunnen we een weloverwogen keuze maken in welke techniek we inzetten.
Tip 1: Zorg voor goede spullen
Je hoeft niet het nieuwste en duurste materiaal te hebben. Het is vooral handig om de juiste keuzes maken in wat goed bij elkaar aansluit en waar je crew goed mee om kan gaan. Waar moet je op letten bij het kiezen van camera, microfoon en schakelmateriaal vind je hier.
Camera
In veel calls kan je prima de camera van je laptop of smartphone gebruiken, waarbij de specs van smartphones vaak die van computers overtreffen. Maar wanneer je met meerdere mensen tegelijk presenteert, of wanneer een net iets strakker beeld (zonder onderkin) nodig hebt dan kan je gaan kijken naar goede camera’s met statief. Het is handig om minimaal twee camera’s in te zetten. Op die manier kan je close-ups maken en het beeld aanpassen. Kijk bij aankoop wel of de camera’s clean hd hdmi output geven. Dat zorgt ervoor dat er geen informatie over de instellingen van je camera in het beeld staat. Daarnaast is het goed om te bedenken dat de eisen aan je schakelmateriaal snel hoger worden naarmate je meer inputs gebruikt.
Microfoons
Ergernis nummer 1 tijdens online events zijn de schreeuwende kinderen of stampende huisgenoten van je collega’s. De eerste praktische tip is daarom: zorg dat je je oordopjes of koptelefoon met microfoon bij de hand hebt. Daarmee verzeker je jezelf en je collega’s van perfect geluid in het grootste gedeelte van je online meetings en events. Wil je iets groter uitpakken? Kies dan voor richtmicrofoons of een headset.
- Wanneer je meerdere mensen wilt versterken of streamt vanuit een stille ruimte is het vaak handig om richtmicrofoons of studiomicrofoons te gebruiken. Op die manier kan je eenvoudig meerdere sprekers versterken. Het nadeel is dat je wel iets minder vrij bent qua beweging.
- Wanneer je op zoek bent naar meer bewegingsvrijheid en persoonlijke versterking, dan kan je kijken naar headsets of dasspeldmicrofoons. Deze gebruiken we zelf vooral bij niet interactieve evenementen zoals presentaties.
Verlichting
Overdag gaat het vaak goed, maar je zal niet de eerste zijn die in het donker zit tijdens zijn presentatie. Zorg dus voor minimaal 1 goede lamp. Wil je een nét iets mooier beeld maken? Verdiep je dan eens in driepuntsbelichting. Deze opstelling is eenvoudig te maken met je lampen thuis en zorgt voor mooi beeld met meer diepte.
Tip 2: Zorg voor de juiste crew
Met alleen de juiste spullen ben je er nog niet. Zonder de juiste crew krijg je een rommelige productie. Dit zijn de crewleden die wij onderscheiden. Tijdens een groot deel van onze evenementen worden meerdere rollen door meerdere personen opgepakt. [read more]
- De host: Degene die mensen welkom heet en afsluit, het programma doorloopt, aangeeft hoe deelnemers vragen kunnen stellen en eventuele technische problemen luchtig kan opvangen. Stalen zenuwen, een goed luisterend oor en een rustige uitstraling is wat je van jouw host mag verwachten.
- De regisseur: Degene die ervoor zorgt dat de juiste camera’s, microfoons en presentaties zijn geselecteerd. Jouw regisseur bezit
- De callmaster: De persoon die zorgt dat de juiste personen zijn gepind en die de deelnemers in de goede breakout rooms terechtkomen
- De chatmaster: De chatmaster vangt vragen uit de chat op, vraagt regelmatig om feedback van het publiek, deelt relevante links en de gegevens van sprekers en maakt een lijstje met quotes van het publiek om achteraf te delen of te bespreken.
- Camera crew en hengelaars: Vragen uit het publiek? Dat betekent snel lopen met een microfoon op een stok. Wil je tussendoor camera shots aanpassen? Dan moet iemand de camera’s in de gaten houden. [/read]
Tip 3: Redundantie, risico spreiden en redundantie
Hoe goed je jouw event ook voorbereid, er kan altijd iets fout gaan. Door een aantal backups achter de hand te houden kan je dit opvangen. Valt je internet weg? Gebruik bijvoorbeeld de hotspot van je telefoon. Wanneer je een te grote crew hebt dan is er ruimte voor een crew member om uit te vallen. En zorg er bijvoorbeeld ook voor dat je meerdere sprekers hebt bij je evenement; dan is het minder erg als er een wegvalt. Door vooraf stil te staan bij de risico’s kan je gemakkelijk verkleinen.
Tip 4: Stuur vooraf duidelijke instructies
Stuur een duidelijke infomatiemail met alle informatie die deelnemers nodig hebben met:
- De datum en tijd van het evenement
- De link naar de meeting of stream
- Uitleg deelnemers zich kunnen voorbereiden
- Uitleg van wat er tijdens de meeting van deelnemers verwacht wordt
- Uitleg van wat deelnemers kunnen doen als het mis gaat
Bekijk hier het mailtje dat Nadiah stuurt voor elke boardroom game:
Hoi!
Leuk dat je meedoet met de Cyber Security workshop “The Boardroom Game” op dinsdag 27 februari om 13:00 uur! Hierbij de mail met alle informatie. In de bijlage de materialen die je nodig hebt tijdens de workshop. Deze kun je printen of op een tablet naast je laptop houden. Tijdens de workshop krijgt iedereen een rol toegewezen. Je krijgt dan een wachtwoord waarmee je jouw rolkaart kunt openen die in de bijlage zit. Als je vragen hebt over je pakketje, kun je mailen naar ***@*** of bellen naar Nadiah via 06-********
Tijdens de game
- Gebruik altijd je eigen (voor)naam. Zorg ervoor dat je jezelf op mute hebt staan en unmute wanneer je een vraag wilt stellen of wilt babbelen.
- Check of meldingen van je laptop uit staan zodat wanneer je een mailtje binnen krijgt, deze melding niet voor iedereen te horen is.
- Altijd blijven lachen, ook als je niet wint!
Even testen
Veel van ons zijn inmiddels gewend aan onze webcams maar even testen kan natuurlijk geen kwaad. Voor wie dit graag wilt doen: facilitator Wilrik zal 10 minuten voordat de workshop start al aanwezig in de Zoom meeting, je kunt dan al inbellen om je beeld en geluid te testen. Tip: sluit alle programma’s die je niet nodig hebt en gebruik Google Chrome of FireFox.
Got it, let’s start!
Via de link in het agendaverzoek kun je inbellen in de Zoom meeting. We beginnen met een kort centraal welkom en starten dan met de Kahoot challenge om jouw kennis op de proef te stellen. Dit doen we door middel van filmpjes en vragen. De challenge bevat essentiële informatie die je goed kunt gebruiken tijdens de game. Tip: hoe sneller je een vraag goed beantwoordt, hoe hoger je score! Na de challenge is het game-time. Het wachtwoord om je rol mee te openen is ******
Lees hieronder de FAQ, heb je verder nog vragen? Laat het ons weten!
FAQ:
Waarom Zoom?
Zoom is de laatste tijd veel in het nieuws rondom de issues die het platform heeft met betrekking tot security. Toch gebruiken wij in deze security game juist dit platform. Waarom? Omdat veiligheid niet altijd de belangrijkste en enige grootheid in de afweging om iets wel of niet te gebruiken is: als dat zo zou zijn zouden we alle USB-poorten in computers moeten blokkeren. Toch doen we dat niet: het is wel handig om af en toe even een bestandje op een USB-stick te kunnen zetten. Het gaat bij security altijd om de afweging tussen veiligheid en gebruiksgemak.
De inhoud van de game is niet vertrouwelijk: de gesprekken gaan over een fictieve case en daarmee is de vertrouwelijkheid van de data niet in het geding. Tegelijk biedt Zoom wel de beste user experience en beschikt het platform over een aantal functies waarmee het het ideale platform is voor deze toepassing. Wel raden wij je aan om gebruik te maken van de webbased client en het programma niet te installeren op je computer. Daarmee voorkom je dat je ongewild data kan gaan delen met de ontwikkelaars van Zoom.
Wat moet ik doen als mijn verbinding wegvalt? Je kunt opnieuw de meeting joinen, als dit niet lukt: bellen!
Wat moet ik na de workshop doen met het informatiepakket dat ik heb ontvangen? Als je alle informatie hebt geabsorbeerd, kun je het pakket recyclen, composten of als kladpapier gebruiken.
Moet ik mijn camera aan hebben staan? Ja, dit is het makkelijkst overleggen. Wel even je geluid uitzetten wanneer we centraal bijeenkomen. Lachen naar het vogeltje!
Gaan jullie mijn computer hacken tijdens deze workshop? Ja, je computer kun je na de workshop weggooien. 😉
Wat voor weer wordt het volgend jaar? Helaas kunnen we Buienradar nog niet hacken. TBC.
Veel succes, moge het beste team winnen!
Nadiah
Tip 5: Stippel de route uit
Dit geldt met name voor interactieve evenementen: Als facilitator is het moeilijker om te checken of deelnemers snappen wat je bedoelt dan tijdens een fysieke sessie. Dat betekent dat je nóg duidelijker de kaders van je creatieve sessie moet schetsen. Bijvoorbeeld door grafisch overzicht te bieden op het programma, met helder geformuleerde vragen en een duidelijk begin en einde. Onze tip: gebruik een tool als Miro, AWW, Mural of onze favoriet Ideaflip en zet alles vooraf klaar. Bijvoorbeeld:
Wanneer je evenement niet interactief is dan is het natuurlijk alsnog verstandig om even door de planning heen te lopen en de eindtijd te noemen. Dan weten de deelnemers waar ze aan toe zijn.
Tip 6: Zoek de interactie
Interactie zorgt dat je publiek meer betrokken wordt bij je verhaal. De vuistregel die je misschien al vaker hebt gehoord is dat je tijdens een presentatie ongeveer om de vijf minuten interactie moet zoeken. Denk daarbij aan leuke quizvragen en polls die aansluiten bij het onderwerp wat je net behandeld hebt. Op die manier zorg je dat mensen beter opvangen wat je aan het vertellen bent.
Tip 7: Begin iets te laat
Veel mensen hebben tegenwoordig meerdere online evenementen en vergaderingen op een dag. Er is niet altijd een pauze tussen de calls gepland. Wanneer hun vorige call een beetje uitloopt dan zijn ze te laat bij jouw evenement. Daarnaast is het altijd even gedoe om de juiste link te vinden en de juiste permissies te geven. De oplossing: Begin vijf tot tien minuten later. Zet wel even een wachtscherm aan zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten.
Tip 8: Eindig te vroeg
Door ruim te plannen combineer je een paar voordelen. Je hebt ruimte om uit te lopen én je hebt meer ruimte voor eventuele vragen en feedback. Het is gebeurt helaas te vaak dat deelnemers het einde niet kunnen meemaken vanwege een volgende meeting. De oplossing: plan je einde net iets eerder voor jezelf.
De tips in dit artikel zijn de lessen die we zelf hebben getrokken uit meer dan 60 online en hybride workshops, presentaties en andere events die we hebben gedaan in het afgelopen halve jaar. Missen we iets wat er écht ook tussen moeten zitten? Laat het ons weten via info@rdmnext.nl!
[ps2id id=’hier’ target=”/]
Zelf een event organiseren?
Laat je gegevens achter, dan nemen we contact met je op.
