Online / Hybride Events

How to: hybride en online events

By November 23, 2020 November 25th, 2020 No Comments

Praktische tips voor digitale evenementen

Een hybride evenement combineert een online evenement met een offline evenement. Hybride en online events bieden mooie nieuwe kansen: je kunt in één klap een veel groter publiek bereiken. En als je het goed doet heb je na je event een video die je nog veel vaker kunt gebruiken. Maar digitale events bieden ook nieuwe uitdagingen. Je bent afhankelijk van techniek en het is zoeken hoe je dezelfde interactie met je publiek kunt krijgen als bij een puur fysiek evenement. Hoe zorg je dat je het meeste haalt uit jouw digitale event? Bij RDM Next vind je de praktische tips en ondersteuning.

Online evenement

Het verschil tussen online en hybride

In dit artikel maken we onderscheid tussen hybride en online evenementen, en tussen interactieve en niet-interactive evenementen. Met hybride evenementen bedoelen bedoelen we events waar zowel online als fysiek publiek aanwezig is. Met interactief vs niet- interactief geven we aan hoeveel verschillende sprekers aan het woord komen. Door dit onderscheid te maken kunnen we een weloverwogen keuze maken in welke techniek we inzetten.

Bekijk de volledige vergelijking tussen deze events onder aan de pagina.

Tip 1: Zorg voor goede spullen

Je hoeft niet het nieuwste en duurste materiaal te hebben. Het is vooral handig om de juiste keuzes maken in wat goed bij elkaar aansluit en waar je crew goed mee om kan gaan. Waar moet je op letten bij het kiezen van camera, microfoon en schakelmateriaal vind je hier. Meer

Tip 2: Zorg voor de juiste crew

Met alleen de juiste spullen ben je er nog niet. Zonder de juiste crew krijg je een rommelige productie. Dit zijn de crewleden die wij onderscheiden. Tijdens een groot deel van onze evenementen worden meerdere rollen door meerdere personen opgepakt. Meer

Online workshop

Tip 3: Redundantie, risico spreiden en redundantie

Hoe goed je jouw event ook voorbereid, er kan altijd iets fout gaan. Door een aantal backups achter de hand te houden kan je dit opvangen. Valt je internet weg? Gebruik bijvoorbeeld de hotspot van je telefoon. Wanneer je een te grote crew hebt dan is er ruimte voor een crew member om uit te vallen. En zorg er bijvoorbeeld ook voor dat je meerdere sprekers hebt bij je evenement; dan is het minder erg als er een wegvalt. Door vooraf stil te staan bij de risico’s kan je gemakkelijk verkleinen.

Tip 4: Stuur vooraf duidelijke instructies

Stuur een duidelijke infomatiemail met alle informatie die deelnemers nodig hebben met:

  • De datum en tijd van het evenement
  • De link naar de meeting of stream
  • Uitleg deelnemers zich kunnen voorbereiden
  • Uitleg van wat er tijdens de meeting van deelnemers verwacht wordt
  • Uitleg van wat deelnemers kunnen doen als het mis gaat

Bekijk hier het mailtje dat Nadiah stuurt voor elke boardroom game:

Meer

Tip 5: Stippel de route uit

Dit geldt met name voor interactieve evenementen: Als facilitator is het moeilijker om te checken of deelnemers snappen wat je bedoelt dan tijdens een fysieke sessie. Dat betekent dat je nóg duidelijker de kaders van je creatieve sessie moet schetsen. Bijvoorbeeld door grafisch overzicht te bieden op het programma, met helder geformuleerde vragen en een duidelijk begin en einde. Onze tip: gebruik een tool als Miro, AWW, Mural of onze favoriet Ideaflip en zet alles vooraf klaar. Bijvoorbeeld:Meer

Tip 6: Zoek de interactie

Interactie zorgt dat je publiek meer betrokken wordt bij je verhaal. De vuistregel die je misschien al vaker hebt gehoord is dat je tijdens een presentatie ongeveer om de vijf minuten interactie moet zoeken. Denk daarbij aan leuke quizvragen en polls die aansluiten bij het onderwerp wat je net behandeld hebt. Op die manier zorg je dat mensen beter opvangen wat je aan het vertellen bent.

Hybride evenement in Rotterdam

Tip 7: Begin iets te laat

Veel mensen hebben tegenwoordig meerdere online evenementen en vergaderingen op een dag. Er is niet altijd een pauze tussen de calls gepland. Wanneer hun vorige call een beetje uitloopt dan zijn ze te laat bij jouw evenement. Daarnaast is het altijd even gedoe om de juiste link te vinden en de juiste permissies te geven. De oplossing: Begin vijf tot tien minuten later. Zet wel even een wachtscherm aan zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten.

Tip 8: Eindig te vroeg

Door ruim te plannen combineer je een paar voordelen. Je hebt ruimte om uit te lopen én je hebt meer ruimte voor eventuele vragen en feedback. Het is gebeurt helaas te vaak dat deelnemers het einde niet kunnen meemaken vanwege een volgende meeting. De oplossing: plan je einde net iets eerder voor jezelf.

De tips in dit artikel zijn de lessen die we zelf hebben getrokken uit meer dan 60 online en hybride workshops, presentaties en andere events die we hebben gedaan in het afgelopen halve jaar. Missen we iets wat er écht ook tussen moeten zitten? Laat het ons weten via info@rdmnext.nl!

Vergelijk de verschillende evenementen hier

Online – Interactief

Hybride – Interactief

Online – Niet interactief

Hybride – Niet interactief

 
Voorbeeld evenement Workshop, creatieve
sessie, vergadering
Workshop, creatieve
sessie, vergadering
Presentatie, congres Presentatie, congres
Voorbeeld kanalen Zoom, teams, jitsi,
webex
Zoom, teams, jitsi,
webex
Youtube, Linkedin,
instagram
Youtube, linkedin,
instagram
Fysiek publiek Nee Tot 20 is comfortabel Nee Tot 100
Streamend publiek Tot 20 is comfortabel Tot 20 is comfortabel Duizenden Duizenden
Interactie door publiek Via microfoon, camera
en chat
Via microfoon, camera
en chat
Via chat Via chat
Aantal sprekers per keer Oneindig Oneindig Max 5 Max 5
Aantal crewleden 1 tot 4 1 tot 6 1 tot 4 1 tot 5
Hengelaar nodig Nee Aan te raden Nee Aan te raden
Callmaster nodig Nee Aan te raden Nee Nee
Chatmaster nodig Ja Aan te raden Ja Ja
Regisseur nodig Ja Ja Ja Ja
Camera crew nodig Eventueel Eventueel Eventueel Eventueel
Brainstormen mogelijk Ja Ja Nee Nee
Break-out sessie mogelijk Ja Ja Nee Nee

Zelf een event organiseren?

Laat je gegevens achter, dan nemen we contact met je op.

  • Bij een hybride evenement is er fysiek publiek aanwezig, bij een online evenement is er alleen online publiek aanwezig.
  • Met een livestream via bijvoorbeeld youtube kun je een groter publiek bereiken. Bij een interactief evenement via bijvoorbeeld Teams of Zoom kunnen deelnemers met je communiceren via microfoonen camera.
Secured By miniOrange